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12月26日,“第二届秦岭生态环境司法保护工作会议”在陕西省西安市周至县成功举办,本次会议由最高人民法院主办、陕西省高级人民法院承办、西安市中级人民法院协办,作为本次会议的统筹设计及执行保障团队,全程参与了会场内外氛围的设计布置、会议文本及视频材料的设计制作、会议的执行统筹运作等一些列工作,确保了此次高规格司法会议的顺利举办!
01. 氛围布置 会场效果到位
本次会议旨在围绕“秦岭司法保护工作”展开,因此在会场主视觉画面的创意设计上,设计师核心围绕“秦岭生态”“司法严明”及“会址西安”三大中心思想展开,结合司法蓝和生态绿,通过中国传统水墨的表现笔触,绘构秦岭山水与西安地标相交相融的自然画卷。同时以此视觉为基准,根据会址场地实际空间,延展设计系列氛围包装画面,使会场整体氛围得到全方位考量。
会场布置设计效果经陕西高院及西安中院肯定后,项目团队于12月24日,即会议召开前两日,便进入实际场地进行搭建布置,保证整体效果及需求满足预期,保障参会人员顺利参会。
02. 设计制作 会议材料到位
会前,为保障会议执行时的需要,项目团队细致筹备对接,设计出刊会议所需的《会议手册》、《秦岭生态环境司法保护典型案例》、《发言材料》、《经验交流材料》,由于材料所需内容资料涉及最高人民法院、七省市高院及中基层法院,以及相关省市机关等,沟通及收集的时间周期及难度较大,因此前期耗时较长,因此设计团队在资料未完全到位前,便设计好风格及版式,从而有效缩短了后期排版设计时间,从而如期完成设计任务。
设计阶段结束,紧接着便是制作及运送组接手,制作组事先便已确认好印刷数量及纸张类型,印刷稿完成后立即展开印刷工作,运送组则连夜赶赴周至,配合客户节点需要,将所有会议材料送至会场,交由执行组统筹安排。
03. 流程控制 会序衔接到位
不到最后,箭则始终在弦上。12月25日,项目执行团队所有人员均抵达会场,现场与客户协商修订会议台本,反复调整确认最终会议流程及相关嘉宾,并配合客户方变动,同步与设计组及场控组进行调试,确保沟通与变动调整的及时性。25日下午及晚上,通过多次彩排调试与校对,及与各省市参会人员协调,多次修改并置入最终参会资料及发言名单,最终顺利完成整体会议彩排工作,为正式会议的召开做足了准备。
12月26日,大会当日,执行组早晨六点半即抵达会场,核查现场布置情况,启动并确认灯光、音响、大屏等各项设施完备无误,同时配合参会嘉宾的调整参会文件,由此在上午9时准时开启大会。
大会过程中,执行团队分别位于主持候场区、场控操作区、临场调动区等区域,通过对讲机随时保持沟通,确保各环节衔接顺畅,最终在全员的鼎立配合之下,所有环节顺利完成,会议圆满落幕,同时受到客户及参会嘉宾的高度赞扬。
本次会议的顺利执行,得益于客户的充分信任,也在于执行团队伙伴的鼎立协作配合,参与其中的所收获的重要经验,也将成为日后继续向前的宝贵财富,接下来,将继续饱怀热枕,奔赴下一站!